Da anni si parla in Italia di trasformazione digitale per le aziende, e per quanto concerne il lavoro di quanto possa essere utile adottare lo smart working o il telelavoro per molte categorie professionali. Purtroppo, motivi culturali e generazionali hanno impedito che questo cambiamento fosse messo in atto, a eccezione di alcune realtà particolarmente illuminate.
Serviva un evento eccezionale per modificare quello che in tanti anni stentava a decollare. La diffusione del coronavirus e l’emergenza sanitaria nazionale ha fatto molto di più di quanto si fosse fatto negli anni passati. In pochi giorni uffici e aziende hanno adottato l’home working per intere categorie professionali, si sono instaurate abitudini di riunioni virtuali, utilizzo del cloud per lo scambio documentale, si sono assunte forme di collaboration in remoto tra gruppi di lavoro, video conferenze e formazione a distanza. Quello che sarà ricordato per essere un evento drammatico nella storia, sarà anche uno spartiacque nel mondo della gestione del lavoro. Naturalmente le società torneranno ai propri uffici e alle proprie sale riunioni e aule conferenze, perché incontrarsi di persona. Lavorare vis a vis è e sarà sempre un valore, ma nel frattempo un paradigma nuovo si sarà instaurato e alcune prassi non sembreranno più aliene e distanti ma praticabili e anche utili. In particolare, concedere lo smart working, controllare la produttività da remoto e attivare politiche di lavoro agile sarà una potenzialità e non più una criticità.
Detto ciò lo smart working non può essere soltanto portarsi il lavoro a casa, deve diventare work smarter, deve trasformarsi in un lavoro più intelligente, più rapido, più brillante e anche più bello. Ecco alcuni consigli per rendere efficace il lavoro in modalità smart working.
- Creare una routine
Lo dicono i coach di carriera: l’uomo è una creatura abitudinaria e così lavora meglio anche il suo cervello. Stabilire delle routine lavorative significa svolgere i compiti più velocemente poiché si riesce a procedere con ‘il pilota automatico’ attivato. Può essere utile usare un calendario online per suddividere il tempo a disposizione attenendosi scrupolosamente agli appuntamenti. Così sarà più facile mantenere la giusta divisione tra tempo lavorativo e tempo libero. - Evitare il multitasking
In molti manager si vantano di fare più di una cosa contemporaneamente. In realtà questo non è vantaggioso. È un’illusione portare avanti molte attività e riuscire a fare bene tutte quante. Perché spostare l’attenzione da un compito all’altro in realtà affatica la mente, fa perdere tempo e non è né produttivo né efficace. La mente che salta da un argomento all’altro in realtà sembra lottare con sé stessa e non rende in termini produttivi, meglio eseguire ogni attività una alla volta, così da dedicare il 100% dell’attenzione al singolo task. - Avere una scadenza a breve
Quando un compito ha un termine imminente è più facile che esso venga eseguito in maniera precisa. È importante imporsi delle scadenze a breve perché queste sono una grande leva per l’efficienza. Secondo la legge di Parkinson, che prende il nome dallo storico Cyril Northcote Parkinson: “Se aspetti fino all’ultimo minuto, ci vuole solo un minuto per farlo”. Se hai molto tempo davanti sarà più facile procrastinare un’attività ed essere poco efficaci.
