I sistemi Cloud nel mondo delle Risorse Umane e i relativi vantaggi

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Team digitYou

Il concetto di cloud ha iniziato a diffondersi con l’inizio del nuovo millennio. Periodo in cui le imprese e i privati cominciano ad adoperare con sempre maggior frequenza tale tecnologia. All’inizio le offerte cloud si limitavano a singoli servizi, come spazi di archiviazione per la condivisione di file e fogli di calcolo o fogli di Google dove era possibile intervenire sugli stessi file da diverse postazioni remote.

Oggi, il cloud computing è parte integrante della vita quotidiana della maggioranza degli usufruitori della rete, alcuni dei quali si avvalgono di tali servizi senza neppure esserne consapevole. La maggior parte degli smartphone – o più in generale: l’Internet of Things – è costantemente in collegamento ai servizi di cloud. Perfino le foto scattate possono essere automaticamente salvate in memorie digitali esterne al telefono.

Le applicazioni del Cloud hanno cambiato il modo stesso in cui intendiamo l’informatica, hanno ribaltato un modello tradizionale a favore di un paradigma di erogazione di servizi offerti, attraverso la rete Internet, su richiesta da un fornitore a un cliente finale.

Le aziende per stare al passo della digitalizzazione hanno iniziato ad adottare la strategia Cloud-first per essere più agili e responsive, adattabili dinamicamente ai continui cambiamenti. Con l’emergenza covid-19, negli ultimi mesi, hanno incrementato significativamente l’utilizzo di questi sistemi anche all’interno delle piccole e medie imprese, un mercato che supera i 3 miliardi di euro annui in Italia (Osservatori Digital Innovation).

Nonostante la pandemia, la maggioranza delle aziende che operano nel mondo del digital dichiarano di aver assunto personale specifico nel 2020. Alessandro Piva, direttore dell’Osservatorio Cloud Transformation: “Anche le PMI più scettiche e meno digitalizzate hanno dovuto adeguarsi per non interrompere del tutto le attività, dinamica che si conferma in un’adozione più ampia, dopo anni di sostanziale stabilità. La sfida, però, è adesso: per proseguire il percorso verso una reale trasformazione dell’organizzazione è necessario passare dalla risposta tattica all’emergenza a una vera e propria strategia digitale basata sul Cloud, promossa anche tramite i successi ottenuti durante la crisi”.

Con l’abbattimento dei costi il Cloud ha potuto espandersi a gran parte dei settori aziendali. Quello dell’HR, in particolare è tra i massimi beneficiari di questa innovazione tecnologica. Usufruibile semplicemente a fronte di un costo mensile, essa consente di gestire tutto l’arco lavorativo delle risorse umane a diversi livelli di stratificazione e personalizzazione.  La possibilità di collocare nell’eterea realtà digitale un database accessibile dovunque e in qualsiasi momento, ha ridotto drasticamente i tempi procedurali ed i compiti “meccanici” dell’HR, un risparmio impiegabile nella pianificazione strategica.

La diffusione degli strumenti cloud ha rivoluzionato l’efficienza e la produttività HR, anche se richiede la conoscenza di questo mondo, cogliendone in anticipo i benefici in relazione ai costi per l’implementazione. Una scommessa digitale che, se indovinata, potrà fare le fortune della propria azienda. Per quanto riguarda il settore delle risorse umane possono essere indicati cinque vantaggi derivanti dall’adozione di un sistema cloud:

  1. Migliora il processo di recruiting.

È possibile strutturare dei database online che raccolgono le informazioni di migliaia di potenziali candidati, accessibili e consultabili in qualsiasi momento per ottenere la più profonda analisi delle persone e la più ampia rosa di scelta possibile. Gli applicant tracking system (ATS) sono uno dei migliori esempi in tal senso. La possibilità di disporre della distribuzione dei profili rispetto a qualsiasi tipo di informazione relativa, dalla senority all’area lavorativa di interesse, velocizza, semplifica e migliora la capacità di individuazione dei profili congrui.

2. Migliora il welfare aziendale.

Un programma di customizzazione dell’offerta lavorativa, fa incontrare le necessità dell’azienda con quelle del lavoratore nel punto medio comune. Una persona felice e soddisfatta migliora naturalmente le proprie performance e ciò influirà positivamente anche e soprattutto sull’efficienza dell’azienda. Direttamente connesso il vantaggio successivo che fa riferimento alla brand-awareness.

L’intelligenza artificiale è in grado di memorizzare i gradimenti della persona ed enfatizzarli nell’elaborazione dell’algoritmo. Questo può applicarsi tanto nella distribuzione dei benefit quanto nel monitoraggio day-by-day.

3. Migliora la brand reputation

Un’azienda efficiente, che lavora bene e restituisce un’alta soddisfazione dei lavoratori, attrarrà maggiormente i talenti, instaurando un circolo virtuoso di benefici.

Numerosi sono gli studi che dimostrano un significativo incremento dei feedback positivi dei lavoratori rispetto alla propria azienda una volta che questa abbia iniziato ad avvalersi del supporto di strumenti di cloud. Così come è confermato che tale incremento di gradimento riguardi anche gli “esterni” all’azienda.

4. Il Cloud si aggiorna

I software cloud si aggiornano costantemente e questo consente di essere sempre al passo coi tempi in termini di modernità aziendale e sviluppo tecnologico. Inoltre, tali aggiornamenti migliorano continuamente l’efficienza dei cloud. Un esempio classico, in questo senso, sono le applicazioni antivirus sempre aggiornate con l’utilizzo del cloud.

L’aggiornamento è una modalità di continua revisione dei sistemi software, in gradi di ridurre i “bug” e gli errori dei programmi, migliorandoli costantemente e consentendo un sempre più efficace intervento.

5. Tutela la sicurezza dei dati

I sistemi cloud professionali rispettano severi controlli di idoneità alla sicurezza. Sebbene all’uso del web siano correlati dei rischi di diffusione di dati, tali rischi sono comunque minori e con molti più benefici dei registri cartacei e dei database conservati su server aziendali, adoperati in passato.

Uno dei grandi temi del nuovo millennio è la sicurezza dei dati online e sono numerosissimi purtroppo i casi di violazione di sistemi cloud, il più famoso dei quali legato alla apple. I sistemi di Cloud, però sono costantemente in evoluzione in termini di innovazione dei metodi di tutela della sicurezza.

Il regolamento generale per la protezione dei dati personali o GDPR in vigore dal 2018 ha sancito le nuove regole comunitarie in ambito della sicurezza sui dati. Tali norme sono state necessarie vista la gigantesca mole di dati quotidianamente in gioco

Riconoscimento facciale, impronte digitali, fino a configurazioni di conferma a tripla fase. “rompere” la sicurezza di un cloud diventa ogni giorno più difficile, a patto, però, che chi ne fa uso mantenga la massima attenzione alla tutela dello stesso.

Tutto ciò porterà e sta già portando ad un graduale processo di digital conversion di gran parte dei processi burocratici, anche nella pubblica amministrazione.

L’istituzione del dipartimento per la trasformazione digitale è la conferma di tale processo di cambiamento. E l’utilizzo delle app come Immuni o Io per il cashback sono solo alcuni esempi a conferma di ciò.

In conclusione

I sistemi di cloud diventano sempre più centrali nella gestione aziendale e delle risorse umane. È ipotizzabile che con l’arrivo del 5G e con il futuro ulteriore potenziamento della velocità delle reti, le dimensioni delle unità di allocazione di memoria fisica locale tenderanno a ridursi, potendo contare su database online sempre più ampi e facili da raggiungere. Il risparmio consentirà quindi di focalizzare le risorse su altri processi, così da massimizzare ulteriormente la crescita e lo sviluppo digitale delle aziende e delle funzioni interne.

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