Gli ATS, applicant tracking system, cambiano il mondo delle Human Resources

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Team digitYou

I programmi per il monitoraggio dei candidati. Sistemi digitali che consentono di tenere traccia delle persone che si propongono per una determinata posizione lavorativa

Per garantire efficacia nel recruiting e nella gestione del personale in azienda oggi si utilizzano alcuni programmi particolarmente evoluti detti: applicant tracking system, ATS, applicazioni per il monitoraggio dei candidati che si occupano della gestione elettronica dal processo di selezione.

Quello delle risorse umane è un settore in continuo cambiamento, complici le radicali e repentine trasformazioni che il lavoro ha vissuto a causa dell’epidemia da Covid-19. Mentre la digital revolution stava inventando e reinventando ruoli, pratiche, procedure e relazioni tra aziende, dipendenti e clientela, è arrivata la pandemia e con essa l’imposizione, per la maggior parte delle mansioni, dello smart working e di nuovi protocolli aziendali.

Nel momento in cui la domanda di posizioni lavorative ha assunto forme dettate dal contesto, sono nate e si sono formate figure professionali con nuove competenze in un “domino” che, partendo dal microsistema, si è propagato fino a coinvolgere e contaminare l’intero mercato del lavoro.

Per chi si occupa di risorse umane questa rivoluzione ha significato confrontarsi con nuove soluzioni per l’acquisizione dei talenti, la formazione e la gestione del personale. Una volta che la trasformazione digitale e le conseguenze dell’emergenza sanitaria saranno finalmente controllabili, tali soluzioni offriranno grandissime opportunità e una scala di confronto senza precedenti.

La tecnologia si inserisce nella routine lavorativa dell’HR in forme varie, e arricchisce l’attività di innovativi strumenti di valutazione, selezione e ricerca. Tutte le informazioni sui candidati sono parte di quei big data che insieme ai social network arricchiscono di valore il patrimonio dell’HR. Tutto il mondo (o gran parte di esso) diventa la sala d’attesa dei candidati.

I processi di intervista e recruiting si convertono in bit 0-1, in documenti digitali che viaggiano a velocità istantanea da Singapore a Roma, catturando, come la rete di un peschereccio, tutti i profili che fittano con la job disponibile, in maniera automatica, precisa, istantanea. Si diffondono programmi intelligenti, interamente customizzabili, duttili, che imparano e migliorano l’attività delle risorse umane. Sono così efficaci, che realizzarli diventa un nuovo business, un nuovo mercato, una terra inesplorata di possibilità: è il mondo degli ATS.

Che cosa sono gli ATS? Gli “applicant tracking system”, o ATS appunto, sono dei programmi per il monitoraggio dei candidati. Sistemi digitali che consentono di tenere traccia delle persone che si propongono per una determinata posizione, servono quindi per seguire le candidature, organizzare database di curricula ed eseguire gli screening automatici degli stessi.

In una strategia di recruiting gli ATS hanno dei vantaggi indiscutibili come la pubblicazione degli annunci su più piattaforme, attraverso il multiposting, la possibilità di effettuare una scrematura dei candidati con test e assessment o di effettuare video interviste live con il recruiter o somministrando delle domande alle quali il candidato deve rispondere via video. Le piattaforme digitali per il recruiting sfruttano la potenza degli algoritmi e l’analisi dei big data per gestire l’intero processo e supportare gli headhunters nel loro lavoro.

Ad oggi il mercato offre numerose alternative con alcune caratteristiche specifiche per ciascun applicant tracking system. Un ATS valido aiuta i recruiter a rendere automatici i processi di ricerca del personale, quei processi che, a partire dalla selezione dei candidati, occupano tempo togliendo risorse al lavoro delle risorse umane.

Un buon ATS fornisce alle aziende la possibilità di ricevere, oltre alla documentazione tradizionale: curricula, lettere di presentazione e portfolio, le video interviste che rendono più diretto e personale l’incontro con i talenti. Questi programmi permettono una selezione più veloce e anche meno onerosa per reperire le persone giuste, perché rendono più efficace lo screening di chi si è proposto. Da una parte l’azienda che offre la posizione vacante può esprimere nella maniera più pervasiva la sua immagine e la sua identità, dall’altro il candidato può presentarsi, rispondere a quiz e video interviste per proporsi. La candidatura non deve però cadere nel vuoto, a maggior ragione serve sempre dare un feedback che esso sia positivo o negativo, spiega Silvia Battigelli Co-founder & Managing Partner di digitYou: “una risposta va data, troppi processi di selezione finiscono ancora oggi con i candidati che non sanno nemmeno se il loro curriculum è stato visto. Anche in questo gli algoritmi possono aiutare a rispondere in modo tempestivo e indicando anche quale aspetto del profilo del candidato non corrisponde a quello cercato dall’azienda.”

Il cuore di un programma ATS è l’analisi intelligente dei dati. Non basta, infatti, avere tutte le informazioni che servono, ma occorre poterle ricercare, catalogare, interrogare e aggregare. Sono proprio le informazioni incrociate a dare risultati soddisfacenti. Ci sono ATS che tramite potenti algoritmi di intelligenza artificiale e tecnologie di machine learning “leggono” le parole dette in un colloquio e studiano il sentiment, positivo o negativo, di un intervistato. Per ogni posizione offerta i talenti da vagliare possono essere molti e, per una cernita adeguata, il sistema deve essere in grado di selezionare con soluzioni online che premiano i migliori e lasciano da parte chi non raggiunge il punteggio giusto.

Provare queste soluzioni e adottarle nella propria strategia di ricerca dei talenti è un modo per usare il digitale sfruttando la potenza dei dati per distinguere le doti e le capacità degli individui.

Numerosi sono i vantaggi di questi sistemi anche se, continua Silvia Battigelli, “esistono aspetti che non mettono tutti d’accordo nell’apprezzare queste applicazioni, la critica rivolta all’utilizzo degli ATS è che, se si chiedono troppi dati ai candidati, si rischia di perderne alcuni durante il processo.”

“È necessario che la candidate experience non sia complessa, ma resti il più lineare e semplice possibile. Bisogna quindi bilanciare la necessità di dati per alimentare gli algoritmi con la semplicità e velocità di compilazione da parte dei candidati.” Gli scenari e le possibilità dei sistemi digitali in ambito HR sono tutti in divenire. Con il continuo ed esponenziale incremento della velocità di calcolo, l’archiviazione concessa dal cloud e dalla rete, tali programmi sono destinati ad includere sempre più processi automatizzati e in maniera sempre più dettagliata finché il limite delle possibilità, sarà sancito esclusivamente dalla capacità immaginativa del professionista HR nell’uso dello strumento.

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